Datenschutzbestimmungen und Bildrechte

DATENSCHUTZORDNUNG  
Dörpsmobil Kaaks e.V. in der Fassung vom 06.08.2019

Die Mitglieder und Nutzer/innen erkennen die Datenschutzordnung des Vereins in ihrer jeweils gültigen Fassung an. Sie sind insbesondere damit einverstanden, dass
der Verein die mit der Beitrittserklärung erhobenen und die im laufenden Betrieb anfallenden personenbezogenen Daten für vereinsinterne Zwecke, zur Organisation und geregelten Abwicklung des E-Carsharing-Betriebes und zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften gemäß der Datenschutzordnung in der jeweils aktuellen Form speichert und verarbeitet.
Die Führerscheine für die Überprüfung einer gültigen Fahrerlaubnis nach § 21 StVG kopiert und die Daten gespeichert werden.
Dieses Einverständnis zum Speichern und Verarbeiten von Daten ist freiwillig und kann gegenüber dem Vorstand jederzeit widerrufen werden.
1) Das Erheben, das Verarbeiten und die Nutzung von Daten
 Es werden folgende personenbezogenen Daten direkt von jedem Mitglied und weiteren eingetragenen Nutzer/innen erhoben, verarbeitet und genutzt:
- Allgemeine Personendaten: Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adresse(n), Fahrerlaubnis, Eintrittsdatum
 - Bankdaten: Bankverbindung
Diese Daten werden zur Kontaktaufnahme, für Abrechnungen und aus Versicherungsgründen erhoben und bei ClubDesk abgelegt. ClubDesk ist ein nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziertes Vereinsverwaltungsprogramm.
Zusätzlich wird für jede/ n   Nutzungsberechtigte /n   geprüft, ob eine gültige Fahrerlaubnis vorhanden ist. Eine Kopie des Führerscheins, sowie die Führerscheinnummer und das Ausstellungsdatum werden notiert und gespeichert. Die Überprüfung, Erhebung und Speicherung erfolgt aus rechtlichen, Sicherheits- sowie Versicherungsgründen. Die aufgeführten Daten müssen beim Eintritt in den Verein bzw. bei der Eintragung zur Verfügung stehen. Sollten die erforderlichen Daten nur unvollständig abgegeben werden, kann die Person nicht in den Verein aufgenommen bzw. als Nutzer/in eingetragen werden. Bei Nutzung einer Ressource (Auto, Zubehör etc.) werden im Reservierungssystem die Buchungsdaten (genutzte Ressource, Datum und Zeit von Reservierungsanfang und -ende) sowie ggf. im Fahrtenbuch/ Bordbuch die Fahrzeiten, gefahrenen Kilometer, und ggf. zusätzliche Angaben (z.B. Auslagen) für jedes Mitglied bzw. eingetragene/n Nutzer/in  für Abrechnungszwecke sowie zur Klärung von Konflikten und Problemen erfasst, gespeichert und genutzt.
Freiwillige Angaben sind: Bemerkungen im Reservierungssystem, zusätzliche Angaben im Fahrtenbuch / Bordbuch.
2) Übermittlung von Daten
Um einen effizienten und reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, werden Mitglieder- bzw. Nutzernamen, Telefonnummern und Email-Adressen in einer Teilnehmerliste innerhalb des Vereins veröffentlicht. Die Teilnehmerliste kann im zugangsbeschränkten Bereich der Homepage eingesehen bzw. heruntergeladen werden. Die aktuellen Buchungs- und Fahrten-bzw. Bordbuchdaten sind allen Mitgliedern des Vereins und den eingetragenen Nutzer/innen zugänglich, Fahrtenbuchdaten sind zusätzlich den Mitarbeitern von Werkstätten zugänglich. Dauerhaft sind diese Daten für alle Vorstände, für die mit der Abrechnung betrauten Mitglieder und die Kassenprüfer zugänglich.  Die Abrechnungen werden vom Vorstand oder von damit beauftragten Mitgliedern auf einem privaten PC oder einem Cloud-Rechner vorgenommen. Hier haben der Vorstand und die mit der Abrechnung betrauten Personen Zugang. Weiterhin führt der Verein eine vollständige Teilnehmerliste oder Datenbank mit Anschrift, Mailadresse, Telefonnummern und Bankverbindung, die dem Vorstand sowie den mit der Abrechnung betrauten Mitgliedern für ihre Arbeit zur Verfügung steht. Die Anschrift ist für briefliche Mitteilungen sowie für die Fahrzeugstandortwahl wichtig.
3) Technische und organisatorische Maßnahmen
Das Reservierungssystem, der interne Bereich der Homepage sowie weitere eingesetzte stationäre oder online-DV-Systeme sind nur mit einem passwortgeschützten Nutzer-Account zugänglich. Die PCs der Vorstände und der Abrechnung bzw. Buchhaltung sind mit den üblichen Virenschutzprogrammen gesichert.
4) Das Löschen von Daten
Die erhobenen Daten werden spätestens ein Jahr nach dem Austritt oder Tod des Mitglieds bzw. des registrierten Teilnehmers gelöscht, es sei denn, es stehen noch Zahlungen oder Rechtsstreitigkeiten offen oder es ist aufgrund der Pflicht zur Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen notwendig.
5) Widerruf der Einwilligung
Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Die Folge eines Widerrufs ist der Ausschluss des Mitglieds aus dem Verein bzw. die Beendigung der Nutzung.
6) Datenzugriff haben/ hat auf:
 - Name, Vorname, Telefonnummern, Email-Adresse, Buchungsdaten im Reservierungssystem: alle Mitglieder und eingetragenen Nutzer/innen
- Fahrten-bzw. Bordbuch: alle Mitglieder und eingetragenen Nutzer/innen, Mitarbeiter von Werkstätten
- Anschrift, Führerschein vorhanden, Eintrittsdatum: Vorstand
- Rechnungsdaten, Bankverbindung: Vorstand, Kassenprüfer, jeweils betroffenes Mitglied
- Buchungsdaten dauerhaft: Vorstand, Kassenprüfer
- Verstöße gegen StVO, Verstöße gegen Nutzungsordnung, Tarifordnung, Datenschutzordnung Mahnungen: Vorstand, jeweils betroffenes Mitglied